Top 5 Tehnici de Comunicare Eficientă + Exerciții: Ce Spui? Cum Întrebi? Când Răspunzi?

Top 5 Tehnici de Comunicare sunt: Ascultare Activă, Comunicare Non-Verbală, Feedback Constructiv, Prezentarea și Interogarea.

Ce concret să știi despre aceste Tehnici ca să ajungi la o Comunicare Eficientă? Ce Exerciții să practici? Cum să combini și aplici aceste Tehnici pentru a atinge performanță în Comunicare cu oamenii dragi, colegii sau audiența?

Îmi place cum au scris autorii în Comunicarea Profesională:

• Comunicarea este inevitabilă
• Comunicarea este un proces permanent
• Comunicarea este ireversibilă
• Comunicarea se bazează pe informaţie
• Comunicarea presupune să ai un interlocutor
• Comunicarea implică acomodare
• Comunicarea implică ajustarea comportamentelor

Deci.. Nu poți să fugi de Comunicare, e parte din rutina zilnică, prin urmare zilnic operezi cu informații, zilnic iei decizii cu privire la informații, periodic te acomodezi și îți ajustezi comportamentul, cu alte cuvinte: vrei sau nu vrei – accepți comunicarea și impactul ei asupra ta.

Comunicarea Eficientă are un Proces, știi?

Conform Wikipedia: Comunicarea înseamnă acțiuni de a transmite informații sub formă de mesaje, știri, semne sau gesturi simbolice, texte scrise între doi indivizi, numiți emițător și receptor. 

E simplu să înțelegi cum să Comunici Eficient, când știi procesul și regulile jocului. Iată elementele fără de care nu poate avea loc o comunicare eficientă:

• Emițător: cel care inițiază o discuție
• Mesaj: formă a informației pe care o transmite emițătorul
• Canal: modul prin care emițătorul transmite mesajul (aici distingem multe canale: verbal, non-verbal, scris sau electronic)
• Receptor: cel care primește mesajul
• Feedback: răspunsul oferit de receptor emițătorului

Întrebări de Verificare:

• Emițător – Cine inițiază comunicarea?
• Mesaj – Ce vrea să spună?
• Canal – În ce mod spune?
• Receptor – Cui Spune sau Cine Primește?
• Feedback – Ce înțelege Receptorul?

Vrei o altă perspectivă asupra definiției de Comunicare? Află aici Cum să Emiți Eficient Mesaje în Comunicare. sau exemple și situații de comunicare eficientă în relații de cuplu, precum și în situații de conflict.

Vrei să cunoști mai multe despre Comunicarea ca Proces? Deschide și Citește PDF-ul: Cursul Teoria Comunicării de Irina Stănciugelu, sau Teoria Comunicării de Adrian Lesenciuc.

Ce Tipuri de Comunicare Există?

Comunicarea informativă

Este formată dintr-o raportare obiectivă a faptelor. Aici Receptorul îşi formează opinia pe baza faptelor comunicate (inclusiv – interpretate; să nu excludem nici asta, da?). Este folosită în jurnalism, ştiinţă, matematică, inginerie – domenii exacte.

Comunicarea expresivă

Transmite sentimente, emoții, gânduri și trăiri personale, tot ce e legat de viziuni subiective a lumii. Comunicarea Expresivă își desface aripile în domeniile precum: literatură, poezie, teatru, cinema, pictură, muzică.

Comunicarea argumentativă

Impune receptorului un mod de gândire, comportament, decizie: îl Convinge. Această comunicare este prezentă în politică, publicitate, vânzări, sistemul judiciar. Emițătorul îndreaptă mesajul către receptor, adaptează acest mesaj la percepția receptorului și comunică argumentativ cu scopul de influența sau schimba convingerile. Cu alte cuvinte, explici omului cum să gândească și ce să facă și omul acceptă, apoi pune conștient acest adevăr noi la baza gândirii sale.

Îți sunt interesante și alte clasificări? Citește PDF-ul: Niveluri, Forme și Funcții ale Comunicării, de Nicoleta Popescu. Inclusiv aici: clasificare detaliată despre tipurile de comunicare.

Vrei să Comunici Eficient? Elimină Probleme

Comunicarea, probabil, e cea mai Mare problemă a Omenirii. Lipsa Comunicării sau Comunicarea Greșită – costă scump, uneori chiar vieți.

Un lucru să îți fie clar: problemele în comunicare cu alții apar des și tu nu le poți elimina definitiv. De ce? Pentru că asta nu depinde doar de tine, iar tu controlezi doar ceea ce depinde de tine. Și ce faci în așa caz?

Dezvoltă Viteza cu care identifici rapid problemele în comunicare și antrenează-ți abilitatea de a aborda corect aceste probleme. Doar așa îți reușește să îmbunătățești semnificativ comunicarea. Iată cum să ajungi aici:

1. Asigură-te că mesajul tău e clar și adaptat
2. Folosește un limbaj simplu și direct
3. Evită jargonul și ambiguitățile
4. Solicită feedback

Vrei să știi exact că omul te înțelege? Cere-i Feedback. Cere și Oferă Feedback în mod constant – așa ajungi să comunici eficient.

Apare întrebarea: „Ce anume să știu și cum anume să cer sau să ofer feedback? Totul parcă e clar, dar încă nu e clar”. Bine ai venit în lumea Soft Skills. Propun să luăm fiecare tehnică de comunicare în parte și să intrăm în detalii.

Tehnică de Comunicare 01: Ascultare Activă

Comunicarea Eficientă începe cu Verbul: „a Asculta”, nici într-un caz „a Vorbi”. Exact! Să comunici eficient înseamnă în primul rând să asculți. Atenție, NU să auzi, ci să înțelegi și să interpretezi corect mesajul.

Există 2 tipuri de ascultare: Activă și Pasivă. Îmbrățișează prima și elimină a doua, dacă vrei să comunici eficient. Cum eviți Ascultarea Pasivă?

• Urmărește atent sensul mesajului
• Evită formularea concluziilor în mijlocul prezentării
• Interacționează permanent cu Emițătorul sau Receptorul
• Verifică regulat, dacă înţelegi mesajul corect

Ascultarea activă presupune:

• Să îţi focalizezi atenţia pe vorbitor
• Să păstrezi contactul vizual
• Să acorzi atenţie sentimentelor vorbitorului
• Să arăţi că înţelegi ce ţi se spune
• Să nu etichetezi vorbitorul în funcţie de prima impresie
• Să ai răbdare atunci când asculţi
• Să repeţi ideile principale ale vorbitorului
• Să fii flexibil
• Să fii cât mai obiectiv
• Să creezi o stare empatică cu vorbitorul

Să asculți Activ înseamnă să fii complet prezent în discuție, să acorzi atenție totală interlocutorului (emițătorului) și apoi să îi oferi feedback constructiv.

Ascultarea Activă cere:

• Concentrare: Lasă totul și concentrează-te la ce spune interlocutorul.
• Tăcere: Permite omului să vorbească, să își exprime complet gândurile, stările, dubiile, experiențele (orice) fără să îl întrerupi, să îl oprești, corectezi, ajuți, stimulezi, grăbești – orice alt verb cu excepția unuia – ascultă.
• Deschidere Completă: susținere prin gesturi non-verbale. Ai contact vizual, privești unde îți arată interlocutorul, râzi, dai din cap, visezi odată cu interlocutorul, călătorești, trăiești experiențele despre care vorbește – totul. Ești în Mesaj.
• Sinteză și Feedback: Repetă periodic informațiile principale din mesaj. Cum? Intervii cu afirmații reformulate și ceri interlocutorului să îți confirme cele spuse. Așa îi dai de înțeles (ceea ce tot e comunicare) că asculți, te asiguri că înțelegi mesajul și îl memorizezi.

Cum să faci Ascultare Activă? Tehnici Specifice:

• Sintetizează: Recapitulează periodic informațiile importante pentru a te asigura că înțelegi depsre ce e vorba și că sunteți pe aceeași lungime de undă – vă interpretați corect unul pe altul.
• Întrebări deschise: Folosește întrebări deschise pentru a încuraja interlocutorul să ofere mai multe detalii. Mereu, dar mereu, cele mai bune soluții se ascund în detalii, cele mai neașteptate situații se întâmplă din cauza unor detalii, chiar și cele mai mari greșeli se produc din cauza unor mici detalii. Află totul.

Cum te ajută Ascultarea Activă?

Îmbunătățești relațiile cu Oamenii – toți iubesc să fie ascultați. Ia gândește, ce atitudine ai față de oamenii din viața ta, care te ascultă? Așa- că ai încredere în ei și ești gata să le sari în ajutor? Asta înseamnă că Ascultarea Activă face Interlocutorul să aibă încredere în tine și să fie deschis la colaborări.

Citești printre Rânduri – una dintre cele mai interesante, din punctul meu de vedere, abilități: să asculți un anumit mesaj (formular din anumite cuvinte), dar să citești cu totul alt mesaj. Această abilitate e despre Predicții, despre a face diferență dintre minciuni (mesaje comunicate oficial vs mesajele omise sau ascunse printre rânduri).

Ce anume te ajută să citești printre rânduri? Citește următoarea tehnică.

Tehnică de Comunicare 02: Comunicare Nonverbală

În viața matură, deseori, ceea ce nu spui este la fel de important ca ceea ce spui. Comunicarea nonverbală e despre ceea ce nu spui în momentul comunicării. E despre modul în care transmiți sau înțelegi un mesaj.

Elementele Comunicării Non-verbale:

Comunicarea nonverbală include toate semnalele pe care le emiți fără a folosi cuvinte. Iată Top 5 cele mai importante elemente:

• Expresii faciale: Fața ta poate transmite emoții puternice fără să spui un cuvânt. Zâmbetul, ridicarea sprâncenelor, încruntarea, sunt doar câteva exemple. Un zâmbet poate sugera prietenie și deschidere, în timp ce o privire severă poate transmite dezaprobare.

• Gesturi și posturi: Felul în care stai sau te miști spune despre starea ta emoțională. De exemplu, brațele încrucișate înseamnă că ești defensiv, în timp ce gesturile deschise sugerează disponibilitate și acceptare.

• Contactul vizual: Arată că ești atent și interesat. Receptorul simte disconfort sau nesiguranță dacă eviți contactul vizual în comunicarea cu el.

• Paralingvistica: Aceasta se referă la tonul, volumul și ritmul vocii tale. Tonul poate schimba complet înțelesul unui mesaj. De exemplu, o propoziție simplă precum „E bine” poate suna încurajator sau sarcastic, în funcție de tonul folosit.

• Proximitatea și spațiul personal: Distanța la care stai față de ceilalți poate varia în funcție de relația cu persoana respectivă și de contextul cultural. De exemplu, oamenii din culturile nord-europene preferă, în general, distanțe mai mari în comunicare față de cei din culturile latino-americane.

Comunicarea nonverbală întărește sau contrazice mesajul verbal. De exemplu, spune „sunt fericit” cu o expresie tristă și mesajul tău devine ambiguu.

Citește despre comunicarea nonverbală și lupta cu emoțiile în public.

Aliniază mesajele verbale cu cele nonverbale pentru a evita confuzia. Dacă spui ceva pozitiv dar gesturile tale sugerează contrariul, interlocutorul va fi confuz și nu îți va oferi încredere nici ție, nici mesajului tău.

Cum îmbunătățești abilitățile de comunicare non-verbală? Spiritul de Observație pentru a urmări și analiza reacțiile altora, auto-analiza pentru a te observa și conștientizează propriul comportament.

• Fii atent la propriile gesturi, expresii faciale și tonul vocii. Corelează aceste elemente cu ceea ce spui.

• Cere feedback pentru a-ți îmbunătăți comunicarea non-verbală. De exemplu, întreabă un coleg dacă gesturile tale corespund cu mesajul pe care îl transmiți.

• Exersează în fața oglinzii sau cu un prieten de încredere limbajul corporal.

Exercițiu de Comunicare Nonverbală

Când vei avea următoarea conversație? Atrage atenție la interlocutor și anume:

• Cum își folosește fața pentru a-și exprima emoțiile?
• Ce gesturi face și ce crezi că înseamnă acestea?
• Cum își folosește vocea?
• Ce intonație folosește și cum influențează mesajul?

Dacă nu ai mai practicat așa ceva, primele încercări ți se vor da mai dificil. Dar cu fiecare exercițiu desfășurat, abilitățile tale vor prinde contur și ai să înțelegi că observi și poți ceea ce e foarte greu de descris în cuvinte. Așa devii un comunicator eficient și poți formula, inclusiv transmite mesaje clare.

Tehnică de Comunicare 03: Feedback Constructiv

Feedback îl pot defini ca unicul compas funcțional în dezvoltarea personală și profesională. Acesta îți permite să identifici și să corectezi erorile. Procesul devine super-interesant, când identifici la tine erori ne-evidente, alea pe care nu le poți identifica de unul singur, fără să te expui în fața cuiva sau să interacționezi cu alții.

Tot aici e de menționat că anume convingerea că poți totul fără ajutorul altora și te limitează, îți blochează procesul de identificare și conștientizare a acestor erori, deci – îngreunează procesul de dezvoltare personală.

DEXul definește Feedback ca fiind o conexiune inversă în sisteme pentru a menține stabilitatea și echilibrul lor față de influențele exterioare; lanț cauzal închis.

Mai simplu?

Feedback înseamnă reacție. Mulți confundă Feedback-ul cu Opiniile Personale și îl oferă în afara contextului. La ce anume mă refer? Vezi exemplul:

• Tu: Ce părere ai despre acest tricou?
• Eu: Cred că ai făcut o alegere bună!

În cazul dat, tu mă întrebi despre tricou, iar eu îți răspund despre alegerea ta. Tu vrei să comentez obiectul, iar eu comentez gusturile tale. Corect ar fi așa:

• Tu: Ce părere ai despre acest tricou?
• Eu: Printul e Trendy, vreau și eu așa. Dar culoarea albă îți va da bătăi de cap.

Îți e interesant subiectul? Continuă să citești: Ce înseamnă Feedback și cum să Oferi Feedback în mod Corect.

Elementele unui Feedback

Feedback-ul constructiv este:

• Specific: Concentrează-te pe comportamente și evenimente precise, evită generalizările și acceptă detaliile.

• Obiectiv: Bazează-te pe fapte și observații, nu pe opinii personale sau sentimente. Evită atacurile la persoană, afirmații și declarații fără argumente.

• Pozitiv: Încurajează și motivează, chiar și atunci când subliniezi aspecte negative.

Cum Oferi Feedback?

• Timp și Loc (Context): Alege un moment potrivit; feedback-ul se oferă în mediu privat și la un moment în care omul este receptiv, gata să asculte deschis, pe bune.

• Structură: E o tehnică în care feedback-ul negativ este „închis” între două comentarii pozitive. Acest lucru menține moralul și îl face pe receptor mai ușor să accepte sugestiile de îmbunătățire. (citește aici: ce este tehnica sandwich sau cum formulezi un mesaj de tip sandwich, iar aici citește: de ce, când și cum să eviți tehnica sandwich).

• Dialog: Feedback-ul ar trebui să fie un dialog, nu monolog. Invită, îndeamnă, susține receptorul să răspundă și să împartă deschis perspectivele.

• Progres (efect): Feedback-ul nu se termină la prima conversație. Este important să urmărești progresul și să oferi sprijin continuu.

Exemple de Feedback Constructiv

• În context profesional: „Am observat că ultimul tău raport a fost foarte bine documentat. Ar mai fi util să sintetizezi informațiile pentru a face prezentarea mai accesibilă. Ai idei cum de făcut asta?”

• În context educațional: „Răspunsurile tale din testul recent arată că înțelegi profund conceptele discutate. Îmi place cum gândești despre subiect. Dacă vrei să devii bestial în această direcție, poți lucra la aplicarea acestor concepte în scenarii practice. Cum crezi că ai putea face asta?”

Exercițiu pentru Feedback

• Gândește-te la o situație în care ai observat un comportament nepotrivit în echipă.
• Aplică Tehnica Sandwich și Formulează feedback-ul.
• Oferă acest feedback persoanei respective într-un mediu privat și asigură-te că există suficient timp pentru discuțiile ulterioare.

Ştiai că Oamenii reţin informaţia uite așa:

• 10% din ceea ce citesc,
• 20 % din ceea ce aud,
• 30 % din ceea ce văd,
• 50 % din ceea ce aud şi văd,
• 70 % din ceea ce repetă verbal şi scriu,
• 90 % din ceea ce repetă verbal şi experimentează?

Ai cu un motiv în plus să ceri și să oferi mereu feedback.

Tehnică de Comunicare 04: Interogarea

Întrebările sunt despre Comunicarea Verbală. Mai exact depsre a controla și dirija comunicarea verbală, asta dacă trebuie control, dacă ești pasionat de control sau ai înclinații să manipulezi oameni (despre manipulare în acest PDF: Tehnici de Manipulare, de Bogdan Ficeac).

Întrebarea este motorul conversațiilor. Întrebările în comunicare sunt ca săgețile sau ca indicatorii rutieri – ele te ajută să conduci conversația, dar și mai important – te ajută să clarifici confuziile, să pui accentele potrivite, să încurajezi dialogul constructiv.

Întrebările în text sau conversație, asigură minim un răspuns. De ce? Pentru că întrebarea stimulează imaginația și arată interesul tău față de subiectul discuției. Uite că lipsa întrebărilor – distruge orice comunicare. Conversațiile devin scurte, dialogurile se transformă în monologuri exagerate sau plictisitoare.

Calitatea întrebărilor definește calitatea Comunicării.

Există 2 categorii de întrebări pentru acest context:

• Întrebările Deschise: Solicită răspunsuri detaliate, oferă omului posibilitatea de a explora și de a aprofunda subiectul în detaliu. Exemple: „Cum te simți față de acest proiect?” sau „Ce părere ai despre ultimele schimbări?” Aceste întrebări stimulează discuția și oferă adesea Insight-uri valoroase.

• Întrebările Închise: Solicită răspunsuri scurte, un simplu „da” sau „nu”, sau o informație specifică. Ele sunt utile pentru a verifica fapte și pentru a clarifica ceva rapid. Exemple: „Ai expediat raportul?” sau „Ești disponibilă mâine?”

Tehnici Specifice de Interogare

• Folosește întrebările pentru a elimina neînțelegerile. De exemplu, „Desfășoară gândul, te rog, ce anume subînțelegi tu când spui ‘întârziere’?”

• Reformulează răspunsul interlocutorului pentru a verifica dacă ai înțeles corect. Exemplu, „Corect înțelegi, principalul obstacol este lipsa resurselor umane?”

• Întrebările deschise încurajează interlocutorii să își exprime liber opinia, sentimentele și ideile. Exemplu: „Cum crezi că putem îmbunătăți acest proces?”

Exercițiu pentru Interogare

Iată cum să exersezi tehnica de interogare:

• Alege un subiect de interes comun cu un coleg sau prieten.
• Folosește întrebări deschise pentru a stimula discuția.
• Informează-te în profunzime, adună cât mai multe informații.
• Folosește întrebări închise pentru verifica informațiile obținute.

Tehnică de Comunicare 05: Prezentarea

Să prezinți o informație e mai complicat de cât să o transmiți. E o abilitate care cere să înțelegi cum funcționează atenția oamenilor, cum ei consumă informațiile, cum te asiguri că livrezi mesajul clar, eficient, inclusiv cum să structurezi diverse porțiuni de informație pentru întări mesajul.

O prezentare reușită depinde de:

• Claritate: Mesajul este clar și ușor de înțeles. Folosește un limbaj simplu și evită jargonul. Așa te asiguri că toți membrii audienței înțeleg subiectul.

• Structură: O prezentare are un început, un cuprins dezvoltat logic și un final care sintetizează totul în puncte cheie.

• Interacțiune: Include întrebări și interacționează cu publicul. Cu cât mai multă implicare, cu atât mai interesantă este prezentarea.

Tehnici Specifice de Prezentare

• Suport Vizual: Folosește Grafice, Clipuri Video, Poze, Screens – orice te ajută să simplifici mesajele complexe și să menții interesul publicului.

• Accent prin Voce sau Pauză: Prezentarea poate fi modelat prin: a vorbi tare sau încet, a vorbi rapid sau lent, a face pauze lungi și scurte. Toate astea permit să manipulezi cu atenția publicului și să pui accentele potrivite în prezentare.

• Feedback: Solicită feedback de la colegi sau mentori atât până la, cât și după prezentare. Așa identifici zonele oarbe (pe care nu le-ai prevăzut) și poți îmbunătăți totul.

Exercițiu pentru Prezentare

• Pregătește o prezentare scurtă despre ceva, ce cunoști bine.
• Practică prezentarea în fața unui prieten sau coleg și cere feedback.
• Implementează feedback-ul primit și repetă prezentarea.
• Concentrează-te pe claritatea mesajului și folosește suport vizual.

Recomandări pentru Comunicare Eficientă

• PDF publicat de Universitatea Politehnică din București: Tehnici de Comunicare, de către Evelina Graur.
• Articol de la Fain și Simplu: Tehnici de Comunicare Eficientă să le pui în Practică.
• Vezi la Librarius Cărți despre Comunicare
• Vezi la Cărturești Cărți despre Comunicare
• Mai multe tehnici? Citește: Top 10 Tehnici de Comunicare și NLP
• Cum înțelegi că ești Manipulat: Secretele Manipulării
• Citește și: Comunicarea Persuasivă vs Comunicarea în Mass Media
• Pune în Aplicare: Tehnici de Comunicare Eficientă

Din punctul meu de vedere, Comunicarea, Abilitatea de a Comunica Eficient, este una dintre cele mai Importante Abilități pe care ar trebui să le dezvolte Omul Viitorului. Trăim era Vitezei, Era Excesului de Informație și era Inteligenței Artificiale.

Știi să Comunici Eficient cu Oamenii? Știi să Comunici Eficient cu AI. Îți vine mai simplu să înțelegi ce e aia Prompt Engineering. Dar despre asta altă dată. Sau citește aici: Cum să Folosești ChatGPT în Diverse Roluri, cu Formula CREATE

Comunicarea Eficientă (cât formularea mesajului, atât și asimilarea lui) Minimizează Conflictele, Neînțelegerile și asigură Viteză în Decizii. Ce poate fi mai important decât asta? Cu cât mai scurtă este distanța dintre deciziile radicale pe care le iei, cu atât mai mare este șansa să devii și să trăiești ceea ce vrei.

Cum să știi dacă Comunici Eficient?

Comunici Eficient dacă:

• oamenii înţeleg ce le spui
• oamenii consideră mesajele tale clare şi precise
• oamenii simt că îi asculţi şi înţelegi ce vor să spună

Comunici Ineficient dacă:

• nu transmiţi suficiente informaţii, oamenii nu înţeleg ce vrei să spui
• mesajele transmise sunt neclare, confuze, contradictorii
• acţiunile tale, limbajul nonverbal nu reflectă mesajul comunicat
• comunicarea este destul de des blocată din diverse motive
• nimeni nu te ascultă